文 件：某机构或个人在活动中形成或接收的记录信息，它由足以为该活动提供凭 证的内容、背景和结构三要素组成，而不论其形式或载体如何。文件的基本结构是它的记录形式。

档 案：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

档案工作：管理档案和档案事业的活动。

档案管理：档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。

公共档案：国家机构或其他公共组织在公务活动中形成的为社会所有的档案。

私人档案：私人或私人组织在社会活动中形成的为私人所有的档案。

文书档案：反映党务、行政管理等活动的档案。

科技档案：反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。

专业档案：反映专门领域活动的档案。

电子文件：以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。

原 件：最初产生的区别于复制件的原始文件。

复 制 件：与原件内容相同的复制品。

档 案 馆：集中管理特定范围档案的专门机构。

归 档：办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室（馆）保存的过程。

数字档案：比特形式即数字形式载体的档案。它既可以是传统原子形式载体的档案数字化后能够真实反映原始内容的比特形式， 也可以是计算机业务应用系统在运行过程中产生的比特文件。

逻辑归档：在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交（管理权限）的过程。

物理归档：把电子文件集中下栽到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

背景信息：描述电子文件形成的原因、作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生明显影响的历史环境等信息。

元 数 据：描述对象文件数据的数据。元数据是构成电子文件的背景信息的重要组成部分。在元数据中记录有文件在设计、形成、传递、维护整个工作流程的全部情况。

数字档案馆：具有管理数字档案能力的一个系统，是综合性档案馆的组成部分，它能够全方位、全过程地对数字档案进行管理，并能够为所属地区立档单位提供数字档案管理服务。