电子文件是记录我校各单位在党政管理、教学、科研等各项活动中，在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送具有保存利用价值的文件。

1.收集积累要求

⑴各单位应指定专人负责本单位电子文件的归档工作，将电子文件的形成、积累、归档工作纳入文件处理程序和兼职档案员的岗位职责。

⑵电子文件形成单位应在电子文件处理系统中设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录对电子文件实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等，以保证归档电子文件的真实性。

⑶记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，同时具有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

⑷当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。

⑸对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。

⑹对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。

⑺对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。

⑻对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

⑼对用视频或多媒体设备获得的文件以及超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。

(10)对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。

(11)对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。

(12)计算机系统运行和信息处理过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

(13)对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。

(14)涉密电子文件的制作、收发、传递等工作程序，应严格按照中共中央保密委员会、国家保密局《关于国家秘密载体保密管理规定》执行，不得在非涉密计算机等设备上处理涉密电子文件。

2.电子文件的归档要求

⑴归档范围

电子文件的归档范围参照学校关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。

⑵归档要求

①电子文件形成单位应在电子文件归档前对相关项目进行检查，检查项目包括：核对电子文件与其对应的纸质文件内容、格式、签章等是否一致；确认电子文件及相关的信息和软件是否无缺损且未被非正常改动；检查电子文件的处理过程有无差错；审核电子文件收发登记表、操作日志及相关的著录条目。

②电子文件的归档在“吉林大学档案管理系统”上进行， 其归档范围、归档时间、归档程序、保管期限与密级的划分、要求等均与纸质文件一致，并同步进行。分类参照《吉林大学档案分类暂行规定》。

③电子文件保管期限和密级的划分工作，参照学校关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。

④对电子档案必须采取可靠的备份措施，具体方法包括：服务器双机备份、只读光盘、一次性写光盘存储、移动硬盘存储。禁止使用软磁盘作为电子档案长期保存的载体。

⑤永久和定期保存的电子档案，应拷贝一式3套（ 一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用）。

⑥存储载体中应同时存有相应的机读目录；载体外标识应包括：序号、全宗号、年度、案卷数、文件数、密级、保管期限、存入日期等。

⑦具有永久保存价值的文本或图形形式的电子档案，如没有纸质文件和其它拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时应同时保存文件的电子版本及相应支持软件、纸质版本或缩微品

⑶鉴定

电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。

⑷移交

①归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

②文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。

③通过存储载体进行交接的归档电子文件，移交与接收部门应共同对每套载体进行检验，合格率达到100%方可进行交接。

内容包括：硬件、软件环境的有效性及其信息记录格式；有无受到计算机病毒感染；载体有无划痕，是否清洁；技术方法与软件、相关软件说明、登记表等是否齐全等。

⑸归档时间

逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定执行。