学校基建档案是学校在规划、建设、管理活动中形成的各种文件、图纸、图表等档案材料。主要包括教学科研大楼、办公楼、宿舍、公共设施和其他辅助建设工程项目的选址、设计、施工、竣工验收和使用过程中形成的一系列文件材料、合同、协议、图纸等。成套性和阶段性是基建档案的基本特点。

一、归档范围

基建项目报建阶段:主要形成有计划任务书、可行性研究报告、选址报告、各种设计(初步设计、技术设计、施工图设计)的全套材料,以及审批文件和来往文件等。

施工阶段:在施工准备中,主要形成有施工承包合同、工程协议书及图纸会审记录、施工总体规划及说明书、形式报告、施工预算书等;在工程施工中,主要形成施工任务书及工程更改书、材料试验单及预制件出厂证明书、各种技术会议记录、各种施工记录、质量事故报告、有关专家建议及施工经验总结材料等。

竣工验收阶段:主要形成有全套竣工图、竣工验收报告及验收证明书、验收会议记录、竣工技术总结、工程决算书、收尾工程总结报告等。

详细归档范围请参照《基建类档案归档范围和保管期限表》

二、基建档案分类

根据学校基建档案特点，将学校基建档案类目及类号规定如下：

基建档案的一级类目代码：JJ

基建档案二级类目代码：

代码 二级类目

11 校区、综合性文件

（含房屋产权证、公积金、学校基建综合性文件、综合维修工程、红线图等）

单项工程类目（以立项报建批次作为划分单项工程的标准）

12 教学、科研实验建筑

13 教学科研实验辅助建筑

14 生活建筑

15生活辅助建筑

三、归档要求

1、收集文件材料,及时齐全完整。基建档案的平时收集和管理工作由基建管理部门指定专人负责,要与项目建设进程同步,从项目申请立项起,即应开始进行基建档案材料的收集,并进行审查和初步整理,项目竣工后,要及时补充收集相关材料,确保文件材料的齐全完整。

2、科学组卷。按照文件材料的形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用,科学分类组卷。

3、卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料;卷内文件按A4(297×210mm)规格折叠取齐,图纸折叠以减少折痕和突出图标为原则。

4、归档时间:基建管理部门应在项目竣工验收后三个月内,将工程立项至竣工全过程的基建档案材料按要求立卷整理好后,向学校档案馆移交,移交时双方办理交接手续。

三、整理方法与操作步骤

1、组卷

组卷,是对一个基建项目的文件材料进行分类、组合的过程,也就是把一个项目的全部文件材料,分成一个或多个案卷的过程。基建档案组卷整理时,一般根据其成套性和阶段性的特点,结合考虑文件材料的种类,来确定案卷,并拟写案卷题名。案卷题名应简明、准确的揭示出卷内文件材料的内容,基本格式为:项目名称+阶段+文件材料名称,如:×××学院文化出版大楼项目报建、审批材料。

2、案卷和卷内文件材料的排列

(1)按项目依据性材料(项目报建、审批、红线图、拆迁协议等)、基础性材料(含地质勘探报告等)、工程设计(含初步设计、技术设计、施工设计等)、工程施工、工程监理、工程竣工验收等顺序确定案卷的先后顺序。

(2)案卷内管理性文件材料按问题、时间或重要程度排列。

(3)图文混合的案卷,要求文字在前,图样在后。有译文的外文资料译文在前,原文在后。

(4)对于全部为图纸的案卷、卷内图纸有图号或设计施工方图纸目录的，按图号、设计施工方图纸目录排列，没有图号或图纸目录的，先排总平面布置图，后排局部图（即地质图、初步设计图、建筑施工图、水工图、电气图、气管图、更改图），排完一个专业项目再排另一个专业项目。

3、编档号

档号由全宗号+分类号+项目号+案卷号组成。

例如:教学科研第一个基建项目档案号：2-JJ12-1-1

4、编页号

每卷均从“1”开始编连续页号,凡是有内容的页面均要编页号。文字材料的编页号位置:正面编于右下角,背面编于左下角;图纸的页号在图标的右上角编写。成本成册且本身已有正确页码的文件可不用再编页号,直接置于本卷最后。

5、盖档号章

装订成册的案卷不用加盖档案号章，不装订订的基建图纸则需在每张图纸标题栏的右上角加盖档案号章。

6、登录档案管理系统录入案卷及卷内目录，注意在录入条目时，如果原有标题不能反映材料内容(如“通知”、“报告”等),则应将文件内容归纳一个标题,用“[ ]”括起来,以便查找检索。

7、通过档案管理系统打印出卷内文件目录及备考表，备考表包含下列内容：

① 说明:用以说明卷内文件的件数、页数以及在组卷和案卷提供利用过程中需要说明的,以反映卷内文件的完整齐全程度及缺损、修改、补充等情况。

② 立卷人:应由立卷责任人签名。

③ 立卷日期:填写完成立卷的日期。

④ 检查人:应由案卷质量审核者签名。

⑤ 检查日期:填写审核的日期。

⑥ 互见号:填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式,并用括号括起来。

备考表中不能由档案管理系统自动输出的内容应由立卷归档者本人或立卷归档部门领导手工填写。

8、案卷的装订

装订的案卷要求去除文件上原有的金属物;以A4大小为标准,向左和向下取齐,大张的文件要折叠,残破的文件要修补裱糊,未留装订线的要补贴加边。

装订时的排列顺序为:案卷封面—卷内目录—文件材料—封底(含备考表)。装订时采用三孔一线、胶装、不锈钢装订夹的装订方法,装订文件左侧,要求装订后整齐、牢固、不影响阅读。

如果案卷全部为图纸，则不用装订，但每第图纸应按张折叠,以A4型大小为标准,折叠方法保持一致,折叠后标题栏露在右下角,尽量减少折痕,折好后依前述方法排列。

9、装盒

对于装订的案卷,装盒时依据案卷的厚度可一盒一卷,也可以一盒多卷,装满为止。但不同项目的案卷不能装在同一盒。

10、填写档案盒背脊、封面。

(1)一盒一卷

背脊、封面填写内容与案卷封面上相同。

(2)一盒多卷

档案盒背脊“保管期限”填写盒内案卷的最长保管期限,“档号”则填写分类号加案卷起止号(如第一个项目的第一至第三卷装于同一盒可填写:B1/1—3),案卷题名项可不填写,但为了查找方便,可将盒内每个案卷题名分别列于其上,如本身案卷题名很长,可将其简化为“工程项目名称+阶段名称+材料”。

档案盒封面除“档号”一栏之外,其他项目均可不填写。