一、归档范围的确定

(一)确定的原则

1.归档的党政文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。

2.归档的党政文件必须反映校党政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3.归档的党政文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。

(二)归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括党务、行政(除教学、科研、基建、产品设备、出版、外事、财会管理文件材料另立卷管理外)、工会、团委四个系统的内容。

2.归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料，其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。

(三)不归档的文件材料

1.上级机关普发供参阅、不办的文件材料；

2.上级机关发来供工作参考的抄件；

3.上级机关征求意见未定稿的文件；

4.重份文件；

5.无查考利用价值的事务性、 临时性文件；

6.未经会议讨论、未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿(学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)。

7.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；

8.学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等。

9.本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料。

10.非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

(以上某些方面如果需要，也可选择作资料暂存)

二、党、政文件材料的部门立卷和归档流程

(一)形成积累

1.学校各院 、部、处、室、馆、分党委(总支)、所、社、中心、工会、团委和直属单位均为立卷部门，分工归口立卷。

2.各立卷部门根据本部门历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生的内容，参照归档范围，编制案卷类目。

3.各立卷部门的专职文书处理人员或兼职档案员，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，并根据案卷类目将办理完毕的文件材料及时分别归档。

(二)立卷

1.立卷原则

文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷。以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。

2.立卷分工

(1)上级机关下达的文、电材料，综合性的由党委办、校长办立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。

(2)以党委、学校名义的发文，由党委办、校长办分别立卷归档，以部门名义的发文，由各部门立卷归档。

(3)党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党委办、校长办分别立卷归档。职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办部门立卷归档。

(4)校内各部门向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，由党委办或校长办立卷归档；请示报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文部门立卷归档。

(5)两个以上部门共同办理的文件，由主办部门立卷归档，非主办部门只保存复制件。

(6)各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交校档案部门保存，任何人不得带入其他单位。

(7)重要的人民来信来访材料，由承办单位立卷归档。

3.立卷程序

(1)检查案卷的文件成份。文件是否收集齐全完整，同时检查案卷有无不需要立卷归档的文件材料。

(2)检查案卷文件的联系。依照案卷类目纠正案卷之间文件归卷不统一，相互混淆重复或拆散文件联系的现象。

(3)检查案卷文件保存价值，察看各案卷中文件保存价值是否有差异，各部分之间是否大体一致。

(4)检查案卷文件数量。一般不超过200页。对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分卷。问题单一、文件数量少者可组薄卷。

4.立卷分类

(1)分年度。先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度，跨年度规划，计划，归入开始年度；跨年度的总结、报告，归入最后一个年度；跨年度的会议文件，归入会议闭幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；按学年处理的文件归入专门年度。

(2)将文件按其内容所反应的问题、事物分开。

(3)分期限。将文件按照规定的不同保管期限分开。

5.立卷组合

(1)基本要求。立卷组合一般应以问题为主，兼顾其他特征，使之联系紧密。

(2)组合形式。会议文件，按会议的届次组合，根据文件数量，可以一会一卷，一会数卷或数会一卷；非诉讼案件材料，按立案问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷；人民来信材料，可按信件作者、信件的处理形式或信件所反映的问题组合；统计报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷；学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合；工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；简报按名称或期号组合；其他文件材料可按照特殊的形式组合。

6.卷内文件材料的排列

卷内文件材料按事由结合时间、重要程度等排列。

⑴密不可分的文件材料排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；结论性材料在前，依据性材料在后。

⑵同一事由的归档文件，可按文件形成时间的先后顺序排列或者按文件的重要程度排列。

⑶不同事由的归档文件，可按不同事由形成的时间的先后顺序排列，也可按事由的重要程度排列，还可按事由具有的共同属性分别集中排列。

⑷会议文件、统计报表、简报等成套性文件可集中排列。

⑸上级针对性来文集中排列在本级归档文件之前，下级集中排在其后。

⑹对具有保存价值，但未及时归档的零散文件，应排列在相应类别归档文件的最后，或与相关的某件归档文件装订成一件，并在归档文件目录备注栏中加以说明。

7.托裱、拆除金属物、编写页号

⑴对在装订线以外有字迹的文件或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当地折叠；拆除文件材料上的金属物。

⑵卷内文件无论单面或双面，只要有书写文字，都要一面编写一个页号(空白面不编写)；页号的位置在每面材料非装订线一侧的下角，管理内容的档案也可以以件为单位编页号。

8.填写卷内文件目录

序号：以卷内文件排列先后顺序填写

文号：填写文件制发机关的发文字号

责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

题名：即文件标题，一般应照实抄录，没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“〔〕”号。

日期：文件的形成时间。填写时省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月、日数的右下角加“•”号，以4位阿拉伯数字写明年度，月、日各用两位数字。对没有落款日期的文件材料，应根据文件内容加以考证并填写。

页号：卷内文件起止页的编号。以件为保管单位时，填写每一件归档文件的总页数。

备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出等等。

9.填写卷内备考表

备考表置于卷内文件之后，项目包括卷内文件情况说明，整理人、检查人和日期。

卷内文件情况说明：填写卷内归档文件需要说明的情况，包括该卷内归档文件的收集齐全完整程度、文件本身的状况(如字迹模糊、缺损)等。

整理人：填写负责整理该卷归档文件的人员姓名，以明确责任。

检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。检查人应是立卷部门负责人。日期：填写归档文件整理完毕的年、月、日。

10.拟写案卷标题

案卷标题要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称(文种)，案卷标题一般不超过50个字。

(三)归档验收

立卷部门整理好案卷，学校档案部门派人检查合格后，填写移交目录一式两份，在次年五月底以前，双方履行签字盖章手续，办理移交，并各执一份存查。