部门立卷制度最早又称文书处理部门立卷制度。是指由承办和处理文书部门的专职或兼职文书工作人员来承担立卷工作。它是通过1955年中央批准的《中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》及1956年《国务院关于加强国家档案工作的决定》这两个法规性文件推行的。文件指出：“为了迅速地加强我国档案工作管理，适应目前国家机关工作和科学研究工作对于档案资源地需要”，决定在文书工作方面，“全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度”。从此，文书部门立卷这一制度就确定下来了，文书部门立卷是党和国家对文书工作和档案工作的一项重要规定，这一措施的实行，推动了文书工作和档案工作的发展。时间过去了整整半个世纪，这两个文件的精神，至今仍然是立卷工作的指导思想。
1989年国家教委颁布的《普通高等学校档案管理办法》中，明确规定“部门立卷是高等学校档案工作的基本制度”。因此，我校在档案立卷工作中严格实行部门立卷制度。
1.具体要求
⑴学校各部门要有一位负责人分管档案工作，同时确定责任心强、工作认真的同志做专（兼）职档案员，具体承担本部门档案的收集、整理和归档工作。
⑵各教学培养单位要有专门领导分管教学档案工作；教学秘书分别负责本单位教学档案的归档工作。
⑶科研、基建项目负责人在项目立项时，就要指定专人负责日常工作中各类文件材料的收集、积累、保管和归档工作。
⑷学校档案馆负责对全校各部门的归档工作进行指导、监督，并对归档案卷质量进行检查、验收。
2. 立卷分工
⑴上级针对学校下达的，具有综合性、全局性的文件材料，由党办、校办立卷归档；
专业性、业务性的文件材料，由承办单位立卷归档;
⑵以党委、学校名义的发文，由党办、校办负责立卷归档；
以各职能部门名义的发文，由职能部门立卷归档;
⑶党委、学校召开的常委会、办公会、全委会、扩大会、代表大会等会议所形成的文件材料，由党办、校办立卷归档；
职能部门以党委、学校名义召开的全校性的各种会议，由主办单位立卷归档;
⑷校内各部门向党委、学校的请示及相应的批复文件，由请示单位立卷归档;
⑸两个以上单位共同办理、发出的文件，由主办单位立卷归档;
⑹重要的来信来访，由承办单位立卷归档;
⑺撤并机构或临时机构，应在撤并前做好立卷归档工作，任何人不得将撤并、临时机构所形成的文件材料带入其他单位;
⑻学位材料及本、专科学生成绩等由教学培养单位立卷归档;
⑼科研项目材料由项目组立卷归档;
⑽基建工程项目材料由学校基建、后勤等部门立卷归档;
3.预立卷（平时归卷）
文书立卷是指将已经办理完毕的文件材料按其自然形成规律和文件之间的有机联系组成一个个完整的案卷，它是文书工作和档案工作的交接环节，既是文书工作的最后环节，又是档案工作的起始点。它起着承上启下的作用，是文书和档案的结合部和分界点。文书立卷可分为平时归卷和年终立卷。
⑴平时归卷与年终立卷的区别与联系
机关现在的文书立卷工作大致可分为二步，一是平时归卷，二是年终立卷。平时归卷与年终立卷是文书处理工作一个密不可分的工作环节，二者有区别又有联系。其区别主要体现在：
第一，任务不同。平时归卷是按立卷类目的要求将已经办理完毕的具有保存价值的文件材料及时归入指定的类目中去，为年终立卷打下基础。年终立卷是在经过平时归卷工作的文件材料基础上，再次进行系统整理、组合、编目、装订等系列工作，将文件组成案卷的最后一道程序，为文件材料的归档移交做好准备。
第二，目的不同。平时归卷主要目的是便于文件材料的日常管理和随时的查考利用，充分发挥文件的现行效用并为年终立卷奠定基础。年终立卷是将有价值的文件材料，按其自然形成的规律和有机联系组合成不同的案卷，充分发挥文件材料的历史作用。
第三，时间不同。平时归卷是在平时工作中随时地将文件材料归入指定的类目，主要在平时完成；年终立卷是在年末或第二年年初集中进行。
第四，范围不同。平时归卷主要是针对某一会议或某一事件所形成的文件，在其办理完毕后，能够组成一卷或数卷的文件材料，及时归入指定的类目，待年终立卷时再进行处理；而年终立卷则是对所有文件集中进行整理。
可见平时归卷和年终立卷是有着明显区别的，二者不能混为一谈。但是，平时归卷与年终立卷又有着密不可分的联系。
首先，平时归卷和年终立卷的最终目的，都是切实加强文件材料的安全科学管理，以利文件材料价值的发挥，使其更好地为现实和历史服务。
其次，二者是相辅相成的。文件材料的平时归卷工作为年终立卷打下了基础，后者是前者的继续和发扬，同时年终立卷又可以检验平时归卷工作，以便根据工作的变化及时调整类目，为新的一年编制立卷类目提供根据，二者互相联系，互相促进。
没有科学的平时归卷基础，就不能搞好年终立卷。所以，平时归卷与年终立卷是互相区别、互相联系、互相促进的。
⑵平时归卷的工作方法：
平时归卷是相对正式立卷而言，是年终立卷工作的基础。那么，怎样才能做好平时归卷工作呢？
第一，要建立和健全平时归卷制度。
建立和健全平时归卷制度，就是要在本单位相关管理制度中明确文件材料平时归卷的内容，并采取措施保证平时归卷的实行。
第二，要编制案卷类目。
案卷类目就是根据本部门工作活动和文件形成规律进行预测，对新年度可能产生的文件材料按照立卷的要求和方法，预先制订出的新年度归档文件类目表。它是较为详细、具体的立卷方案，是平时文件归卷的指南，是年终立卷归档的参考依据，是搞好平时立卷的前提条件。
第三，要有平时归卷的物质条件。
所谓物质条件就是准备好平时归卷必须的装具，用以分类保存文件材料。文书人员应根据归卷类目的内容，预先准备好卷夹或卷封，并将类号、顺序号、类目名称和案卷标题预先在卷夹的背脊或卷封的封面上标明；然后将卷夹按号顺序排列放置于文件柜内。这样，平时就可以将办理完毕的文件随时“对号入座”。
第四，要注意平时归卷文件的收集。
做好文件材料的收集工作，是搞好平时归卷的关键。为了保证归档材料的齐全完整，文书人员必须根据归档范围主动、细致地做好平时文件的收集工作。切忌到年底才突击收集，否则平时归卷就流于形式。在日常工作中，应关注文件运转的各个渠道，切实把好发文关、收文关、内部文件关、会议文件关、公开发表关等几个关口。
第五，要加强对平时归卷文件的清查和归还。
文件处理人员在平时应不定期地对文件进行清点和核查，发现问题及时解决。文书人员对已归卷的材料要清点核查是否齐全、完整，如发现不齐全或不完整要及时补充；清点核查出没有归类或归类错误的，应及时进行归类、调整；清点核查被借阅文件是否按时归还，末归还的，应及时催还。
第六，做好随时立卷工作。
平时积累起来的文件，若立卷条件已成熟，则可随时立卷，不必将全部案卷都等到年底才立卷。如某次专题会议或专案材料，在所有文件办理完毕并收集齐全到位，不再有新的文件产生的情况下，可随时立卷。
实践证明，搞好平时归卷工作是大有益处的，它不仅能提高工作效率，而且能保证案卷质量，为年终立卷打下良好基础，最大限度地使文件材料发挥应有的现实作用和历史作用。